Política de Privacidad
En Shepell, hemos asumido el compromiso de proteger la confidencialidad, seguridad y exactitud de la información personal que recibimos acerca de usted. El manejo de información personal es fundamental para nuestros servicios y esta Política de Privacidad explica el modo en que hemos abordado el cumplimiento del compromiso asumido.
Rendición de cuentas
Shepell es responsable de la información personal bajo su control. Bajo el liderazgo del Oficial de Privacidad de Shepell, contamos con sólidos grupos de trabajo en materia de privacidad formados por personas provenientes de diferentes áreas del negocio y las operaciones que son responsables por el cumplimiento de esta Política de Privacidad.
¿Para qué utiliza Shepell·fgi su información personal?
La información recopilada por Shepell·fgi se utiliza para:
- Prestar servicios para los cuales hemos sido contratados en nombre de nuestros clientes. Estos servicios incluyen:
- Servicios y programas de ayuda a empleados (“PAE”) orientados al personal de nuestros clientes;
- Servicios y programas de gestión sanitaria para nuestros clientes y sus empleados; y
- Programas de salud y capacitación institucionales para nuestros clientes y sus empleados.
- Brindar a nuestros clientes y a sus empleados/miembros información sobre nuestros servicios y productos y mejorar nuestra prestación general del servicio.
- Crear informes y estadísticas anónimas y agregadas sobre los servicios, estándares de servicio y tendencias de Shepell·fgi. Estas estadísticas e informes no contienen información que pueda identificarlo personalmente.
- La información recopilada por Shepell·fgi también se utiliza para brindar a nuestros clientes información sobre nuestros servicios y productos, ayudando de este modo a acrecentar la eficacia general de nuestros programas y prestaciones de servicios.
- Proteger los derechos e intereses de Shepell·fgi, con fines relacionados con auditorías y defensa según sea necesario, y/o colaborar en la administración del negocio de Shepell·fgi.
Como regla general, Shepell·fgi recibe su información personal de dos fuentes: (i) directamente de usted; y (ii) de su empleador.
Recopilación limitada
La recopilación de información personal se limitará a lo estrictamente necesario para los fines identificados por Shepell·fgi en esta Política de Privacidad o para otros fines que le hayan sido informados a usted. Toda la información personal se recopilará mediante mecanismos razonables y lícitos. Shepell·fgi no recabará información personal en forma indiscriminada
Limitación de uso, divulgación y conservación
La información personal no se utilizará ni dará a conocer para fines que no sean aquéllos para los cuales fue recopilada, a menos que se obtenga el consentimiento del individuo o cuando ello fuera requerido por ley. La información personal será conservada únicamente por el tiempo que resulte necesario para la consecución de esos propósitos, excepto en aquellos casos en que la información deba conservarse por un período mayor en virtud de las disposiciones legales.
Medidas de seguridad
Shepell·fgi empleará medidas de seguridad para proteger la información personal contra cualquier tipo de acceso, divulgación, copiado o uso no autorizados, empleando a tal fin diferentes mecanismos de protección acordes con el carácter sensible de la información. Entre los métodos de protección se incluyen:
- Medidas físicas (gabinetes de archivo bajo llave, acceso restringido a archivos y oficinas);
- Medidas tecnológicas (contraseñas, encriptaciones, firewalls y auditorías); y
- Controles a nivel organizacional (permisos de seguridad, acceso a la información limitado a lo que resulte estrictamente necesario conocer, capacitación de personal, acuerdos, políticas y procedimientos de confidencialidad).
- Cláusulas contractuales de confidencialidad.
Asimismo, Shepell·fgi actuará diligentemente en lo que respecta a la eliminación o destrucción de información personal para impedir que partes no autorizadas accedan a los datos. Conservaremos su información personal durante todo el tiempo que resulte necesario para el fin para el cual fue recopilada, o según lo requiera o permita la ley, incluyendo leyes sobre seguros, plazos de prescripción, impositivas y jubilatorias.
Información Personal de Salud - Programas de Ayuda al Empleado y Servicios de Gestión de Reclamos de Incapacidad
Para los clientes que utilizan los servicios de Programas de Ayuda al Empleado (PAE) y de gestión de reclamos por incapacidad, la información de salud personales recopilados a los fines de prestar uno de los servicios no se utilizarán ni revelarán a los efectos de prestar el otro servicio. El acceso interno a datos de salud personales se otorga a cada persona que necesite conocer dicha información en atención a las funciones que desempeña.
Exactitud
La información personal recopilada por Shepell·fgi será tan exacta y completa como resulte necesaria para prestar nuestros servicios.
Acceso Individual
Toda vez que le sea solicitado, Shiepell·fgi informará al sujeto la existencia, uso y revelación de su información personal. Un sujeto también podrá tener acceso a su información personal a un costo destinado a cubrir los gastos efectivamente incurridos y con sujeción a las excepciones que se mencionan a continuación.
Shepell·fgi podrá denegar el acceso a cierta información personal que posea acerca de un individuo si la provisión de dicha información representa un costo prohibitivo, si contiene referencias a otros individuos, si no puede ser dada a conocer por razones legales, de seguridad o por constituir información comercial protegida, si se encuentra sujeta a secreto profesional o a secreto de sumario, si contiene información que podría ser perjudicial para ese individuo o terceros, o si así lo requiriese la ley. Shepell·fgi informará a la persona los motivos por los cuales se deniega la solicitud de acceso.
Una persona podrá objetar la exactitud e integridad de la información y solicitar que se modifique según corresponda. Cuando una persona demuestre satisfactoriamente la inexactitud o falta de integridad de la información personal que Shepell·fgi utiliza para prestar servicios, Shepell·fgi deberá corregir o actualizar la información en la forma en que ello le sea requerido.
Dudas sobre la Política de Privacidad
Si tiene alguna inquietud relacionada con cuestiones de privacidad o con el manejo de su información personal o si desea revocar un consentimiento previamente otorgado a nosotros, no dude en comunicarse por escrito con nuestro Official de Privacidad.
Por correo postal, a la siguiente dirección:
Privacy Officer
Shepell·fgi
One Morneau Sobeco Centre, Suite 700
895, Don Mills Road
Toronto, Ontario M3C 1W3
Por correo electrónico:
privacy-vie-privee@shepellfgi.com
